СЕКРЕТАР

Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами.

У обов'язку секретаря, як правило, входить: прийом відвідувачів, ведення діловодства (хоч би реєстрація вхідної і витікаючої документації); обслуговування керівника (нерідко планування його робочого дня); прийом телефонних дзвінків, що поступають керівникові; організація прийомів і нарад, замовлення готелів і авіаквитків (для керівника і для решти співробітників); замовлення канцтоварів і інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами.

Плюси професії: широкий круг знайомств, повна і достовірна інформація про справи фірми, придбання навиків спілкування і роботи з фахівцями різних сфер діяльності і посад, досвід організаторської діяльності, робота стабільна і не припускає великого фізичного навантаження, можна суміщати з навчанням, обличчя компанії.

Мінуси професії: ненормований робочий день (приходити на роботу раніше шефа, а йти пізніше), не завжди є можливість реалізуватися, якщо фірма невелика, може стати нудно від недоліку роботи, працедавець може негативно віднестися до того, що ти робиш домашнє завдання на робочому місці, завжди добре виглядати, незалежно від обставин.

Через руки діловода проходить величезна кількість документації, яку необхідно переглянути, часто підкоригувати, систематизувати та надіслати до потрібного відділу та адресата.
Можливі два варіанти організації роботи діловода:
а) у невеликій установі діловод самостійно виконує функціональні обов’язки;
б) у великій установі – обробляє документацію із обмеженого кола питань і у разі потреби взаємодіє з іншими діловодами.